中共湖南大众传媒职业技术学院委员会文件

 湘传媒党〔2019〕84号

各二级学院、教学部、处（室），院属单位：

现将《合同管理办法》印发给你们，请遵照执行。

附件：合同管理办法

中共湖南大众传媒职业技术学院委员会

2019年10月16 日

合同管理办法

第一条 为了进一步加强合同管理，防范合同风险，维护学院合法权益，根据《中华人民共和国合同法》《行政事业单位内部控制规范（试行）》等法律法规，结合学院实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指学院与其他法人、组织和自然人之间为明确双方权利义务关系所订立的书面协议，包括合同、协议、备忘录、确认书等。具体范围以国家有关合同方面的法律法规所定义的为准。

第三条 学院法定代表人及其授权委托人，可在相应权限范围和期限内,代表学院依法订立合同。

未经学院授权，任何部门、任何人都不得以学院的名义对外签订合同。

第四条 合同订立必须遵守国家各项法律法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，维护学院的正当权益，任何部门和个人不得利用合同损害学院利益。

第五条 依据合同性质,合同分为经济类合同和非经济类合同。经济类合同包括货物采购类合同、服务采购类合同、基本建设及修缮类合同、资产租赁类合同以及其他经济往来合同等。非经济类合同包括人事合同、合作交流类合同、科研类合同等。

第六条 学院合同管理遵循统一领导、归口管理、分级负责的原则。院长全面领导合同管理工作，分管院领导、职能部门依照本办法履行相应的合同管理职责。

第七条 审计处是负责学院合同事务的综合管理机构，负责制订学院合同管理的基本规章制度，参与重大合同审查，督促合同履行和协助合同纠纷处理等事务。

第八条 各职能部门是学院合同事务归口管理部门，负责本部门职责及业务范围内合同事务的管理。职能部门的主要负责人为合同管理第一责任人，并应明确指定专人具体负责合同事务。

第九条 合同事务涉及两个及以上职能部门的，根据合同性质或主要条款确定合同事务归口管理部门，其他涉及部门为会签部门；不能确定的，原则上合同经费管理部门为合同事务务归口管理部门。

第十条 承办具体合同订立的部门为合同经办部门，负责合同的前期审查和起草，主要包括下列事项：

（一）审查对方当事人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限等，并收集、保存相关材料。

（二）与对方沟通起草合同文本，并评估合同可行性。

（三）评估本方履约能力。

第十一条 合同文本应当优先采用政府或行业管理部门制定的标准、示范或格式合同文本，合同内容可以根据学院实际情况进行补充、修改。

合同事务归口管理部门依照部门职责及业务范围，根据实际需要，可以制定合同示范文本，并经审计处审核，由合同事务归口管理部门分管院领导审批后使用。

重大、复杂的合同，合同事务归口管理部门应召集相关部门、学院法律顾问集中讨论合同条款，必要时聘请专家指导。根据讨论结果草拟合同文本。

第十二条 合同经办部门和合同事务归口管理部门对所签订合同的真实性、合法性、可行性负责，在合同签订之前必须从以下方面进行严格审核：

（一）审核合同项目的可行性。重大项目的合同条款需聘组织有关专家和法律顾问进行论证。

（二）审核合同基本条款的完备情况。包括合同对方当事人的名称或姓名、住所地、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等。

（三）审校合同内容是否与招投标或谈判内容一致，是否符合学院规定。

（四）审核是否具有相应的经费支出预算。

第十三条 经济类合同审批流程

（一）合同标的额10万元以下的经济合同，依次由合同事务归口管理部门、招标办公室、财务建设处、法律顾问、审计处审核后，报合同事务归口管理部门分管院领导审批并签署。5万元以内的货物采购可走简易审批程序，具体流程由合同事务归口管理部门与审计处共同制定流程，合同事务归口管理部门分管院领导审批后施行。

（二）合同标的额10万元（含10万元）至100万元经济合同，依次由合同事务归口管理部门、招标办公室、财务建设处、法律顾问、审计处、合同事务归口管理部门分管院领导审核后，经院长授权分管院领导审批并签署。

（三）合同标的额100万元（含100万元）至400万元的经济合同，依次由合同事务归口管理部门、招标办公室、财务建设处、法律顾问、审计处、合同事务归口管理部门分管院领导审核后，报院长办公会审定后，由院长授权分管院领导签署合同。

（四）合同标的额400万元（含400万元）以上的经济合同，依次由合同事务归口管理部门、招标办公室、财务建设处、法律顾问、审计处、合同事务归口管理部门分管院领导审核后，报院党委会审定后，由院长签批。

第十四条 非经济类合同审批流程：

（一）非经济类合同，依次由合同事务归口管理部门、会签部门（按项目需要）、法律顾问、审计处审核后，报合同事务归口管理部门分管院领导审核，院长授权分管院领导签署。

（二）联合办学、以学院资产联合经营合同，涉及校名、校标等无形资产使用的合同和人才引进合同，在签订前应提交院长办公会或党委会研究，由院长签署或授权分管院领导签署合同。

第十五条 院长是学院合同的法定签署人。院长可以书面形式或会议纪要形式等授权他人签署合同。

第十六条 合同签订后，按照如下规定办理保存手续：

（一）合同原件及其相关材料应由合同经办部门、合同事务归口管理部门同时做好存档工作。合同及其相关材料一般包括：

1.合同（含附件）；

2.补充协议；

3.订立合同和补充协议过程中形成的会谈记录、邮件、信件等；

4.合同对方当事人缔约资格证明文件；

5.立项资料、招标文件、投标文件、中标通知书；

6.其他需要保存的合同材料。

（二）合同履行过程中的所有书面材料（包括往来信函、证据、单项合同履行情况说明等）由合同经办部门归档保存。各合同事务归口管理部门每年年底应将本年度签订的合同及相关资料整理后移交学院档案室保管，本部门应留存复印件备查。

（三）审计处应分门别类建立档案，并及时将合同签订归档情况汇总列表备查。

第十七条 合同签订份数按相关规定执行，原则上不少于5份，合同经办部门、审计处、财务建设处、合同事务归口管理部门和对方单位各留1份原件。

第十八条 各部门应对合同进行保密，任何人不得泄露合同文本（原件或复印件）或合同内容。

第十九条 合同依法订立，即具有法律约束力，经办部门必须严格履行，组织实施，并监督合同相对方全面履行合同义务。

第二十条 财务建设处根据合同条款办理结算业务。

第二十一条 合同经办部门负责合同履行，保留和收集合同履行的相关材料，对于合同双方履行进度（包括与合同付款规定相对应的对方工作进度、请款、付款进度）、履行质量、合同某一方违约及出现影响合同履行的事项等有关情况，应于发生当日做好记录，并及时报告。

第二十二条 合同履行过程中，发现有失公平、条款有误、对方没有履约能力或有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致学院利益受损，合同经办部门应当立即采取相应措施，按规定程序及时向合同事务归口管理部门和学院有关负责人报告，按照规定权限和程序办理合同补充、变更或解除事宜，以将损失降到最低。

第二十三条 履行合同过程中发生纠纷，应先协商解决，经协调双方达成一致的，应当订立书面协议；不能协商解决或经协商不能达成一致的，应当根据合同约定向仲裁机构申请仲裁或在法定诉讼时效期间内向人民法院提出诉讼。合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料归档存查。

第二十四条 如发生合同履行完毕、合同解除、权利义务免除或出现其他不必继续履行合同的情况，合同在支付最后一笔结算款时，合同经办部门须附上单项合同履行情况说明，由合同经办部门会同审计处拿出处理意见，经合同事务归口管理部门分管院领导确认后，办理合同项目结算或合同完结手续。

第二十五条 如合同有续约要求，经办部门应在合同期满三个月前报请合同事务归口管理部门分管院领导，经学院批准后合同文本走会签流程。

第二十六条 如出现以下任一情形导致学院经济或其它损失的，学院将按有关规定追究责任人的行政或经济责任；触犯法律的，将移送司法机关追究法律责任。

（一）因保管不善造成合同及附件资料遗失的。

（二）因工作过失导致履约不力或不当的。

（三）不走规定流程的或私自以学院名义对外签订合同的。

（四）未按规定行使职责带给学院经济风险的。

（五）学院认定其他情形的。

第二十七条 本办法由审计处负责解释。

第二十八条 本办法自颁布之日起施行。